Letztes Update: 15. April 2025
Für Unternehmen sind Professionalität, Effizienz und umfassende Erreichbarkeit wesentliche Erfolgsfaktoren. Gleichzeitig gilt es, Personalkosten gering zu halten und administrative Prozesse möglichst flexibel zu gestalten. Ein Büroservice erfüllt all diese Anforderungen: Sie können Aufgaben wie Terminverwaltung, Telefonannahme oder Bestellprozesse auslagern und sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Hier erfahren Sie:
- Warum ein Büroservice für Unternehmen jeglicher Größe interessant ist,
- Welche Leistungen und Vorteile ein externes Sekretariat bietet,
- Wie Kosten und Anbieter*innen in Österreich variieren, und
- Worauf Sie achten sollten, um einen datenschutzkonformen, professionellen und nutzerzentrierten Büroservice zu finden.
Was ist ein Büroservice – und für wen lohnt er sich?
Definition: Büroservice & virtuelle Büroassistenz
Ein Büroservice kann als virtuelle Assistenz oder Online-Sekretariat auftreten. Das bedeutet, dass externe Expert*innen klassische Sekretariatsaufgaben übernehmen, jedoch örtlich unabhängig und meist in einem flexiblen Zeitrahmen arbeiten. Typische Leistungen sind:
- Anrufannahme in Ihrem Firmennamen und nach Ihren Vorgaben
- Weiterleitung von Anrufen an passende Ansprechpersonen oder Abteilungen
- Terminmanagement (direkte Eintragung in Online-Kalender)
- Beantwortung von FAQs (nach einem vorab definierten Leitfaden)
- Bestell- oder Buchungsannahme per Telefon
Gerade junge Unternehmen, EPU (Ein-Personen-Unternehmen) oder Start-ups profitieren davon, professionell am Markt aufzutreten, ohne eigenes Personal dafür einzustellen. Aber auch etablierte KMUs oder expandierende Unternehmen schätzen die Kosteneffizienz und Flexibilität eines Büroservices.
Diese Vorteile bietet Ihnen ein professioneller Service
Professionelle Kundenkommunikation
Jeder Anruf wird freundlich und kompetent in Ihrem Namen entgegengenommen. Das stärkt die Kundenbindung und vermittelt rund um die Uhr Seriosität – selbst außerhalb klassischer Bürozeiten.
Kosteneffizienz
Sie tragen nur die effektiv genutzten Kosten, etwa eine Grundgebühr plus Anrufkosten oder Minutentarif. So entfallen Lohnnebenkosten, Urlaubsvertretungen oder Kosten für eigene Infrastruktur.
Hohe Flexibilität
Ob Sie Erreichbarkeit während klassischen Bürozeiten, erweitere Abend- und Wochenendzeiten oder sogar 24/7-Service wünschen: Ein Büroservice lässt sich exakt an Ihren Bedarf anpassen und kann bei Spitzenzeiten oder saisonalen Schwankungen mitwachsen.
Skalierbarkeit
Wächst Ihr Unternehmen, kann sich der Leistungsumfang des Büroservices anpassen. Neue Services (z. B. Outbound-Kampagnen oder Briefsendungen) lassen sich problemlos hinzubuchen.
Welche Leistungen umfasst ein Büroservice konkret?
Die Leistungspakete variieren je nach Anbieter*innen. Um maximalen Nutzen zu erzielen, sollten Sie sich jene Bausteine zusammenstellen, die Ihre internen Abläufe gezielt entlasten. Wir von benefit bieten unseren Büroservice grundsätzlich in drei verschiedenen Paketen (genauere Infos zu unseren Paketen) an, welche perfekt an Ihre Anforderungen angepasst werden können. Darunter fallen beispielsweise folgenden Tätigkeiten:
- Telefonservice – Anrufannahme und -weiterleitung, Terminkoordination, Bestell- oder Buchungsannahme, ggf. Annahme von Support-Anfragen (First-Level)
- Briefversand – Erstellung und Versand von Rechnungen, Werbe-Mailings oder weiteren Serienbriefen
- Terminkoordination – Verwaltung sämtlicher Termine in einem Online-Kalender, automatisierte Erinnerungen für Kund*innen und interne Teams
- First-Level-Support – Als erste Anlaufstelle für Kundenfragen, um wiederkehrende Anliegen und Probleme rasch abzufangen
- Inbound- und Outbound-Services – Anrufannahme und -bearbeitung in Ihrem Namen oder proaktive Outbound-Telefonate (z.B. für Nachfass-Aktionen, Angebotsnachverfolgung oder Kundenumfragen)
- Servicenummern – Bereitstellung und Verwaltung von 0800er, 0720er oder 0900er Nummern.
- Whistleblowing-Hotline – Anonyme Hotline für Hinweisgeber*innen, oft bei größeren Firmen oder Compliance-Vorgaben relevant
- Mystery Calls – „Undercover-Anrufe“, um die Qualität Ihres Kundenservice zu testen.
- DSGVO-konforme Prozesse & CRM-Integration – Höchste Datensicherheit, reibungslose Einbindung in bestehende Systeme.
Tipp: Besonders bei sensiblen Daten (z. B. Kundendaten, Finanzinformationen) ist die DSGVO-Konformität ein Muss. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich Zertifikate oder Schulungsnachweise geben zu lassen und achten Sie auf transparente Datenschutzrichtlinien.
Servicezeiten & Erreichbarkeit: Wie flexibel ist ein Büroservice?
Das A und O im Büroservice ist die Erreichbarkeit für Ihre Kund*innen. Je nachdem, was Ihr Unternehmen benötigt, ist eine Ausweitung der Servicezeiten auf Früh-, Abend- oder Wochenendstunden möglich.
Bei benefit können Sie aus drei unterschiedlichen Paketen wählen:
| Paket | Servicezeiten | Inkl. Anrufe | Grundgebühr | Anrufkosten |
| BASIS | Mo–Fr, 08:00–18:00 | 0 | € 69 | € 1,99 / Anruf |
| PRO 50 | Mo–Fr, 07:00–20:00 | 50 | € 215 | € 1,99 / Anruf |
| SMART 24 | Mo–So, 24/7 (Rund um die Uhr) | 50 | € 325 | € 1,99 / Anruf |
Praxis-Tipp: Wählen Sie das Paket, das Ihre Kernarbeitszeit abdeckt oder auch die wichtigsten Zeitzonen Ihrer Kund*innen einschließt. Wer zudem saisonal an gesteigerter Nachfrage (z. B. Ferienzeit) anpassen will, kann flexibel upgraden.
Büroservice-Anbieter in Österreich: Ein Überblick
Der Bedarf an externen Sekretariats- und Assistenzservices wächst stetig. Zahlreiche Unternehmen in Städten wie Wien, Linz, Graz, Klagenfurt, St. Pölten und Bregenz bieten unterschiedliche Schwerpunkte an, von Raumvermietung über Briefversand bis hin zu komplexem Telefon- und Backoffice-Service.
Nachfolgend eine Vergleichstabelle einiger bekannter Anbieter:
| Büroservice Anbieter | Angebotene Dienstleistungen |
| MyAustrianOffice | ✓ Unternehmenssitz ✓ Postservice ✓ Marketing |
| Office Service Tirol | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Telefonservice ✓ Terminvereinbarung ✓ Bereiche der Buchhaltung |
| Easy 4 you office | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Telefonservice ✓ Social Media Betreuung ✓ Terminvereinbarung ✓ Bereiche der Buchhaltung |
| Vienna Office Center | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung |
| Bürofee | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Telefonservice ✓ Office Beratung ✓ Sekretärin vor Ort |
| Your Office | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung |
| Networx Büroservice | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung |
| b.it | office Salzburg | ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung ✓ IT-Services |
| Buerodienst.at | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung |
| Rent an Office Büroservice Ges.m.b.H. | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung |
| Virtualoffice Salzburg | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Geschäftsadresse ✓ Telefonservice ✓ Raumvermietung |
| benefit | ✓ Sekretariatstätigkeiten ✓ Briefversand ✓ Inkasso Service ✓ Telefonservice ✓ Social Media Betreuung ✓ Terminvereinbarung ✓ Mystery Calls ✓ Whistleblowing Hotline ✓ Outbound Projekte |
Insbesondere benefit sticht durch eine Whistleblowing-Hotline, Outbound-Projekte und die möglichkeitsspezifische Betreuung hervor. Weitere Alleinstellungsmerkmale sind die persönlichen Ansprechpartner*innen vor Ort und das große Netzwerk im DACH-Raum.
Was kostet ein Büroservice? – Preisgestaltung & Kalkulation
Die Kosten hängen meist ab von:
- Anzahl der Anrufe bzw. der Anrufminuten,
- Servicezeitfenster (z. B. 8–18 Uhr vs. 24/7),
- Zusatzoptionen (z. B. CRM-Integration, Social Media, Outbound),
- Mögliche Grundgebühr.
Einige Anbieter*innen rechnen nach Minuten, andere (wie benefit) setzen auf pro Anruf plus Grundgebühr. Letzteres erleichtert die Kalkulation, da Sie Ihren Monatsbedarf grob einschätzen können.
Externer Service vs. eigene Assistenz
| Kriterium | Büroservice | Eigene Assistenz |
| Fixkosten | Relativ gering (Grundgebühr + Nutzungsabh.) | Hoch (monatliches Gehalt, Ausstattung) |
| Lohnnebenkosten | Keine | Ja |
| Flexibilität & Verfügbarkeit | Hoch (z. B. erweiterte Öffnungszeiten) | Beschränkt (übliche Arbeitszeiten) |
| Kündigungsfristen | Kurzfristig und flexibel | Vertraglich gebunden, längere Fristen |
Gerade für KMUs oder Start-ups, die mit limitierten Ressourcen arbeiten, bietet ein Büroservice eine solide Alternative zur festen Anstellung von Sekretär*innen oder Assistent*innen. Sie sparen zeitliche Kapazitäten im Recruiting, umgehen administrative Aufwendungen und senken Kosten.
Entscheidungshilfe: So finden Sie den passenden Anbieter
Um die bestmögliche Lösung zu wählen, definieren Sie zuerst Ihre Ziele:
- Welche Aufgaben möchten Sie auslagern?
Reine Telefonannahme? Briefe, Mahnwesen, Terminplanung und/oder Kundenbuchungen? - Welche Servicezeiten sind unverzichtbar?
Kernzeit 8–17 Uhr oder zusätzliche Abend-/Wochenendzeiten? Benötigen Sie Notfallhotline oder Bereitschaftsdienst à 24/7-Erreichbarkeit? - Budget
Wie viele Anrufe/Buchungen pro Tag oder Monat erwarten Sie? Wieviel sind Sie bereit, pro Monat zu investieren? - Datenschutz (DSGVO)
Wichtige Frage in Bezug auf Verarbeitung personenbezogener Daten. Sind Prozesse und Systeme transparent und sicher? - Skalierbarkeit
Können Sie den Leistungsumfang jederzeit anpassen? Gibt es Upgrade-Optionen oder flexible Pakete?
Checkliste für die passenden Anbieter*innen
- Ist die Preisgestaltung transparent?
- Ist die Leistungsbeschreibung eindeutig?
(klar abgesteckt, was im Paket enthalten ist) - Gibt es nachweisbare Expertise & eine gute Reputation?
(z. B. Kundenbewertungen, Branchenreferenzen) - Gibt es eine persönliche Beratung?
(individuelle Angebote statt Standardlösungen) - Sind die Prozesse sicher & DSGVO-konform?
- Gib es die Möglichkeit für Upgrades oder Zusatzangebote?
Externe Unterstützung als strategisches Plus
Ein Büroservice ist weit mehr als nur eine externe Telefonannahme. Er ermöglicht es Unternehmen,Workflows zu optimieren, Kosten zu reduzieren, Kundenbindung zu stärken und den eigenen Mitarbeiter*innen Freiräume für die strategisch wichtigen Kernaufgaben zu schaffen.
Benefit setzt hier Standards durch:
- Österreichweite Präsenz und persönliche Ansprechpartner*innen,
- Modernste Technologie (z. B. Schnittstellen zu gängigen CRM-Systemen),
- DSGVO-konforme und regelmäßige Mitarbeiterschulungen,
- Spezial-Services wie Outbound-Kampagnen, Social Media Betreuung und Whistleblowing-Hotline,
- Bereits über 1200 zufriedene Unternehmen aus verschiedensten Branchen, die vom Service profitieren.
Unsere Empfehlung lautet: Setzen Sie auf einen flexiblen Partner, der Ihre Unternehmensprozesse versteht und mitwachsen kann. So halten Sie Ressourcen frei für jene Bereiche, die Ihr Wachstum tatsächlich vorantreiben – ohne Abstriche bei Servicequalität und Professionalität.
Interessiert an einem Büroservice, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist? Dann kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
