„When digital transformation is done right, it’s like a caterpillar turning into a butterfly, but when done wrong, all you have is a really fast caterpillar.“ (George Westerman, MIT Sloan Initiative für digitale Wirtschaft)

Die Digitalisierung ist mittlerweile keine Option mehr, sondern ein Muss für Unternehmen jeder Größe, um erfolgreich zu sein. Denn nahezu jeder Geschäftsbereich wurde dadurch revolutioniert und das Büromanagement ist dabei keine Ausnahme. Daher stellt sich nicht mehr die Frage, ob digitale Tools eingesetzt werden sollten, sondern wie sie effektiv genutzt werden können, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Genau das erfahren Sie hier.

Was ist Büromanagement?

Laut Definition im Duden bedeutet Büromanagement die Organisation und Durchführung komplexer Arbeitsaufgaben im Büro. In einem Unternehmen sollen Büromanager*innen dafür sorgen, dass die geeigneten Richtlinien, Tools und Systeme vorhanden sind, damit alle Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können.

Um dieses Ziel zu erreichen, gibt es verschiedene Maßnahmen. Dazu gehören der Einsatz von Automatisierungstools, das Bündeln von Wissen, eine Aufgabenverwaltung, eine verbesserte Kommunikation und vieles mehr. Was all diese Maßnahmen gemeinsam haben, ist, dass sie durch die Digitalisierung deutlich erleichtert werden. In Österreich ist es, laut dem Digitalisierungsbericht 2022, sogar möglich das BIP um circa 1,9 Prozent durch Investitionen in Digitalisierung zu steigern.

Schritt für Schritt zur effektiven Einsetzung digitaler Tools

Bedarfsanalyse durchführen
Finden Sie heraus, welche Bereiche in Ihrem Unternehmen am meisten von der Digitalisierung profitieren könnten. Zu Beginn ist es sinnvoll, eine Status-quo-Analyse durchzuführen, um den Bedarf zu ermitteln. Dabei können folgende Fragen helfen:
- Welche Systeme nutzten Sie derzeit?
- Wo treten häufig Fehler auf?
- Welche Aufgaben sind besonders zeitaufwendig?
Ziele definieren
Ziele können beispielsweise Zeitersparnis, Kostensenkung oder die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit beinhalten. Ein sehr beliebter Weg, um Ziele richtig zu definieren, ist die SMART-Methode. SMART-Ziele müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Spezifisch
  - Die Bearbeitungszeit für E-Mails soll durch den Einsatz eines KI-gestützten E-Mail-Management-Tools um 30 % reduziert werden.
- Messbar
  - Die Anzahl unbearbeiteter Anfragen im E-Mail-Postfach soll innerhalb von drei Monaten von 50 auf maximal 20 pro Tag sinken.
- Attraktiv (erreichbar)
  - Das Tool wird durch Schulungen und regelmäßige Feedbackrunden eingeführt, sodass mindestens 80 % der Mitarbeitenden es aktiv nutzen.
- Realistisch
  - Durch die Zeitersparnis bei der E-Mail-Bearbeitung können sich Mitarbeiter*innen stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, was die Zufriedenheit steigert.
- Terminiert
  - Die Implementierung des Tools soll innerhalb der nächsten sechs Monate abgeschlossen sein.
Passende Tools auswählen
Recherchieren Sie gründlich und stellen Sie sicher, dass die gewählten Tools zu Ihren Anforderungen passen. Welche digitalen Tools in einem Unternehmen unverzichtbar sind, erfahren Sie in unserem Artikel: „7 Tools, die Sie brauchen, um Ihre Digitalisierung voranzutreiben“.
Mitarbeiter*innen einbeziehen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen im Umgang mit den neuen Tools und kommunizieren Sie deren Vorteile klar. Denn Veränderungen in einem Unternehmen können manchmal mühsam sein und in diesem Fall ist eine positive Einstellung der Beteiligten sehr wichtig für den Erfolg.
Schrittweise Implementierung
Am besten beginnen Sie mit Pilotprojekten in einzelnen Abteilungen. Dies ermöglicht es, Erfahrungen zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen, falls notwendig. Im Nachhinein kann man das neue Tool unternehmensweit einführen.
Kontinuierliche Optimierung
Auch nachdem das Tool erfolgreich implementiert wurde, ist die Arbeit noch nicht erledigt. Denn eine regelmäßige Überwachung ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos laufen. Sammeln Sie Feedback von den Nutzer*innen und passen Sie die Prozesse und Einstellungen bei Bedarf an.
Datennutzung und Analyse
Ob Sie ein neues CRM-System, ein Projektmanagement-Tool oder ein HR-Tool eingeführt haben, all diese digitalen Tools generieren Daten. Diese kann man wiederum nutzen, um Optimierungspotenziale im Unternehmen zu identifizieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Nutzen Sie benefit für Ihren Vorteil

Damit Sie Ihr Büromanagement noch effizienter gestalten können, empfehlen wir Ihnen unseren Telefonservice von benefit. Mit dem Telefonservice können Sie sich völlig auf Ihre Kerntätigkeiten und Ihre Digitalisierungsprozesse konzentrieren.

Seit 2014 ist benefit der zuverlässige Partner für professionelle Bürodienstleistungen. Als externer Dienstleister unterstützen wir Unternehmen dabei, administrative Aufgaben effizient auszulagern. Ob Telefonservice, E-Mail-Bearbeitung oder Terminmanagement – bei Benefit wählen Sie genau die Leistungen aus, die Sie benötigen. Vertrauen, Zuverlässigkeit und Flexibilität stehen dabei für uns an erster Stelle. Mit Benefit gewinnen Sie einen Partner, auf den Sie sich jederzeit verlassen können.

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