Ob Urlaub, Krankheit oder auch ein ganz anderer Anlass – Abwesenheitsnotizen sind unerlässlich und gehören zur geschäftlichen Kommunikation einfach dazu. Denn sie informieren Kund*innen, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen darüber, dass Sie zu einem gewissen Zeitpunkt nicht erreichbar sind und geben wichtige Hinweise zur weiteren Kontaktaufnahme.
Doch was macht eine gute Abwesenheitsnotiz aus? Hier erfahren Sie mehr über den Aufbau der Abwesenheitsnotizen und finden Vorlagen für verschiedenste Situationen – ganz einfach zum Kopieren.
Der optimale Aufbau einer Abwesenheitsnotiz
Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz folgt einer klaren Struktur. Hier zeigen wir Ihnen die wesentlichen Bestandteile mit verschiedenen Beispielen.
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E-Mail-Textelement |
Erklärung und Beispiele |
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Betreff |
Ein klares Wort ist ausreichend, um die Absender*innen über Ihre Abwesenheit zu informieren: |
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Anrede & Dank |
Beginnen Sie mit einer neutralen Anrede und bedanken Sie sich bestenfalls für die Nachricht. Überlegen Sie sich ob die Abwesenheitsnotiz firmenintern oder extern versendet wird: |
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Abwesenheitszeitraum |
Geben Sie nun einen genauen Abwesenheitszeitraum an und informieren Sie ebenfalls, wann Sie frühestens auf die E-Mail antworten können: |
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Weiterleitung & Vertretung (optional) |
Informieren Sie die Absender*innen, ob ihre Nachricht weitergeleitet wird oder nicht: |
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Schluss |
Zum Schluss überlegen Sie sich noch, ob die Nachricht firmenintern verschickt wird oder an externe Personen und wählen Sie eine passende Schlussformel: |
Zum Schluss noch ein benefit Tipp!
Die Abwesenheitsnotiz sollte weder Grammatik- noch Rechtschreibfehler beinhalten. Achten Sie zudem vor allem darauf, dass der Abwesenheitszeitraum korrekt eingegeben wurde und keine Zahlendreher oder Vertipper enthalten sind – auch was die richtige Jahreszahl betrifft.
Hier finden Sie eine schnelle und einfache Anleitung wie Sie Ihre Abwesenheit in Outlook oder Gmail einstellen können.
Die idealen Abwesenheitsnotizvorlagen zum Kopieren
Damit Sie Ihre Abwesenheitsnotiz schnell und unkompliziert vorbereiten können, haben wir verschiedenste Texte zu unterschiedlichen Abwesenheiten für Sie vorbereitet.
Abwesenheitsnotizvorlage bei Krankheit
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aufgrund einer Erkrankung bin ich vom TT.MM bis voraussichtlich TT.MM abwesend. Dann werde ich mich bei Ihnen melden. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin [Vorname Nachname] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Signatur
Abwesenheitsnotizvorlage bei Urlaub
Betreff: Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
danke für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit im Urlaub. Gerne bin ich ab Montag, den TT.MM wieder für Sie erreichbar und melde mich schnellstmöglich bei Ihnen. Falls Sie währenddessen dringend eine Antwort benötigen, kontaktieren Sie bitte meine Kollegin [Vorname Nachname] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer]. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Signatur
Abwesenheitsnotizvorlage bei Feiertagen
Betreff: Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aufgrund des Feiertags bin ich bis TT.MM nicht erreichbar. Ihre Nachricht werde ich ab dem nächsten Werktag beantworten. Danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Signatur
Abwesenheitsnotizvorlage bei Teilzeit
Betreff: Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
danke für Ihre Nachricht. Ich bin an folgenden Tagen erreichbar: [Tage und Uhrzeiten]. Außerhalb dieser Zeiten kann es zu Verzögerungen bei der Beantwortung Ihrer Nachricht kommen. Bitte um Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Signatur
Abwesenheitsnotizvorlage in Elternzeit
Betreff: Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Derzeit befinde ich mich bis voraussichtlich TT.MM.JJJJ in Elternzeit. In der Zwischenzeit habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte melden Sie sich deswegen mit Ihrem Anliegen bei meiner Kollegin [Vorname Nachname] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Signatur
Abwesenheitsnotizvorlage bei Kündigung
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite seit dem TT.MM.JJJJ nicht mehr bei [Unternehmen] und kann mich deswegen nicht persönlich um Ihre Mail kümmern. Meine Nachfolgerin [Vorname Nachname] hilft Ihnen weiter. Sie erreichen sie per Mail unter [E-Mail-Adresse] oder unter [Telefonnummer]. Bitte beachten Sie, dass diese Nachricht nicht weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Signatur
Abwesenheitsnotizvorlage intern
Jedes Unternehmen und jedes Team hat eine eigene und individuelle Arbeitskultur. Passen Sie diese Abwesenheitsnotiz deswegen bestenfalls an Ihre interne Teamkommunikation an.
Betreff: Abwesenheit
Hallo ihr Lieben,
danke für deine Nachricht. Ich bin bis TT.MM nicht erreichbar. Falls du etwas Dringendes benötigst melde dich gerne bei [Vorname und Name] unter [E-Mail-Adresse] oder direkt über WhatsApp.
Liebe Grüße
[Vorname]
Signatur
Lustige Abwesenheitsnotizvorlagen für Gen Z
Falls Sie intern auch mal andere Abwesenheitsnotizen erstellen möchten, haben wir hier noch lustige Vorlagen vorbereitet.
Betreff: Out of Office – mein Posteingang hat sich verabschiedet
Knock Knock, who’s there?
Not me!
Ich bin von TT.MM bis einschließlich TT.MM im Urlaub.
Für Notfälle 112 anrufen. Für alles andere ChatGPT nach einer Lösung fragen.
Grüße aus der Ferne
[Vorname]
Betreff: Urlaub
Ich bin im Urlaub. Wer mich vermisst, kann mir gerne eine Postkarte schicken!
Status: nicht erreichbar
Rückkehr: TT.MM
Bis dann
[Vorname]
Betreff: Error 404: Mitarbeiterin nicht gefunden
Die von Ihnen gesuchte Mitarbeiterin ist aktuell nicht verfügbar. Wer jetzt eine Mail schreibt, bekommt frühestens nach meiner Rückkehr eine Antwort.
System-Neustart am TT.MM
[Vorname]
Wenn das Team eine lockere Arbeitskultur hat, können hier wirklich lustige und ausgefallene Abwesenheitsnotizen eingestellt werden. Wichtig ist nur, dass für alle externen Personen eine andere, professionelle Abwesenheitsnotiz festgelegt wird – sonst könnte es peinlich werden!
Nutzen Sie benefit als erstklassige Unterstützung während Ihrer Abwesenheit
Sie benötigen während Ihrer Abwesenheit ein professionelles Telefonservice, das sich um Ihre Anrufe kümmert? Dann sind Sie bei benefit genau richtig. Denn wir sorgen dafür, dass keine Ihrer Anrufe verloren gehen – auch während Ihres Urlaubs, bei Krankheit oder an Feiertagen. Wir bieten ein professionelles Telefonservice, das sowohl die Anrufannahme als auch weitere Serviceleistungen wie Sekretariatstätigkeiten, Terminvereinbarungen, Sprachansagen und vieles mehr für Sie übernehmen kann. Speziell zu Ihren Abwesenheiten können Sie ganz einfach all Ihre Anrufe an uns umleiten und wir kümmern uns freundlich und professionell um die Anliegen Ihrer Anrufer*innen. Danach erhalten Sie per Mail oder SMS eine Anrufinfo mit all den relevanten Informationen des Anrufs.
Ihr Interesse wurde geweckt? Erfahren Sie mehr über unsere verschiedenen Service Pakete – mit unserem Paket Rechner können Sie herausfinden, welches Paket am besten zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt.
Gerne erreichen Sie uns auch über unser Kontaktformular oder gleich direkt unter 0800 100 2404. Wir freuen uns mit Ihnen in Kontakt treten zu dürfen!
